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Google Drive, come creare un modulo

di Maria Silvana Radice





Come creare un modulo con Google Drive

How to create a form with Google Drive



Google Drive ci offre la possibilita` di creare moduli di tutti i generi in modo semplice. Potete creare form per l'invio di dati, moduli per inserire i commenti nel sito, o per l'invio di newsletter e molto altro ancora. In questa guida, vi illustrero` i passaggi per creare un modulo di base, che potrete personalizzare secondo le vostre esigenze.

ATTENZIONE!! Google ha inaugurato la nuova versione di Moduli. Per ora e` in prova e c'e` ancora la possibilita` di tornare alla vecchia versione. La nuova versione offre meno funzionalita`, soprattutto per la grafica. Se dovete preparare dei nuovi moduli, quindi, affrettatevi.
In fondo alla pagina, trovate una prima guida alla nuova versione, che aggiornero` seguendone gli sviluppi.

Come creare il modulo (vecchia versione):

Accedete, quindi, a Google Drive con il vostro account Google.

Nella schermata che si aprira`, cliccate, a sx in alto, su "Nuovo" e si aprira` un menu` a tendina. Scegliete "Moduli Google"....




Questa e` la prima schermata che vi apparira` e che corrisponde alla prima domanda, o richiesta, da inserire nel modulo....




Se volete, potete scegliere subito il tema, cliccando in alto a sx (1) e potete, anche, vederne l'anteprima con "Mostra modulo online" (2). Oppure, potete farlo successivamente e procedere con la creazione.

Per prima cosa, dovete dare un nome al modulo e scriverlo al posto di "Modulo senza titolo".
Fatto questo, inserite il testo della prima domanda, o richiesta che volete fare agli utenti (3). Subito sotto, potete inserire, se necessario, una descrizione, o spiegazione (4).

Nel vostro testo che inserite in un modulo, potete mettere anche dei link (meno che nel titolo). Non appariranno come link finche` sarete in zona editor, ma lo diverranno in anteprima. I link possono essere inseriti solo con l'indirizzo per esteso, quindi, se sono lungi, consiglio di accorciarli con lo strumento di Google http://goo.gl/.

Ora, dovete scegliere il modo in cui gli utenti dovranno rispondere. Cliccate per aprire il menu` a tendina che, di default, e` impostato su "Scelta multipla" (5).
Nel menu` che si aprira`, troverete diverse opzioni:
  • "Risposta breve", permette di inserire un testo breve libero.
  • "Paragrafo", permette di inserire un testo più lungo.
  • "Scelta multipla", permette di creare una serie di risposte predefinite, delle quali, l'utente, può sceglierne una soltanto.
  • "Caselle di controllo", permette di creare una serie di risposte predefinite e l'utente può scegliere più risposte.
  • "Elenco a discesa", permette all'utente di scegliere delle risposte da un menù a tendina.
  • "Scala lineare", permette all'utente di fare una scelta su scala numerica.
  • "Griglia a scelta multipla", permette all'utente di fare una scelta usando una griglia bidimensionale.
  • "Data", permette all'utente di inserire una data.
  • "Ora", permette all'utente di selezionare un orario.
Se volete che l'utente risponda, obbligatoriamente, a questa domanda, mettete la spunta su "Domanda obbligatoria" (6).
Cliccando su "Impostazioni avanzate", che trovate vicino al numero 6, avrete il modo di impostare dei filtri per escludere risposte non pertinenti.

Quando avrete finito di compilare il primo schema, cliccate su "Fine". Se vorrete correggere qualcosa, bastera` cliccare sulla matita che vedete a destra. Se, invece, volete eliminare questa prima parte e ricominciare, cliccate sull'icona con l'immagine del cestino.

Per creare una seconda domanda, cliccate su "Aggiungi elemento" (7) e ripetete dall'inizio. 
Potete inserire tutte le voci che desiderate.

Potete, anche, scambiare la posizione delle varie domande, trascinandole.

ATTENZIONE: Secondo le nuove disposizioni per la tutela della privacy, in ogni modulo dovra` essere presente un link alla Privacy Policy del sito e una casella per l'accettazione delle condizioni da parte dell'utente.

Come aggiungere l'accettazione delle condizioni di privacy:

Per aggiungere questo strumento di accettazione, dovete inserire un nuovo elemento di tipo "Scelta multipla". Nel titolo di questo elemento dovete scrivere un testo del tipo: "Ho letto e accetto le condizioni di trattamento dei miei dati personali", seguito dal link alla "Privacy policy" del vostro sito, in cui, naturalmente, saranno contemplate le condizioni in merito. Inserite il link come testo, accorciandolo, come detto sopra, con lo strumento: http://goo.gl/.
Come scelta unica, in questo elemento, dovete mettere la casella con scritto "Si`".
Salvate

Alla fine, scorrete verso il basso per visualizzare le impostazioni relative alla pagina di conferma, che corrisponde a quanto apparira` ai vostri utenti dopo l'invio del modulo.




Potete modificare il messaggio e mettere, o togliere le spunte dove credete.
Potete anche inserire un link nel messaggio. In questo modo otterrete un....

Modulo per il download di file

....scrivete, quindi, l'indirizzo per lo scaricamento nel campo di testo, eventualmente accompagnato da una breve indicazione.

Per la creazione dei link di download per i file di Drive, vi rimando all'argomento Link per operazioni varie sui file di Google Drive.

Il link diventera` attivo solo nel modulo funzionante.

Se volete, potete accorciare l'URL per il download del file e monitorare i download effettuati dagli utenti. A questo scopo, leggete la guida Come accorciare un URL e monitorare i download



Infine, cliccate su "Invia modulo". Si aprira` questa finestra....





In alto, trovate il link da copiare e usare per indirizzare gli utenti al modulo senza incorporarlo e cliccando su "Incorpora", a destra, otterrete il codice iFrame per caricare il modulo su una pagina web (vedi anche i paragrafi successivi di questa guida).

Sotto, cliccate su "Aggiungi collaboratori". Ecco la finestra successiva....




In questa schermata, potete impostare il tipo di condivisione: privato, pubblico o per chi ha il link. Per moduli da inserire in un sito, io consiglio l'impostazione "Per chi ha il link".  Piu` sotto, potete aggiungere eventuali collaboratori, per i quali, poi, potrete stabilire le regole (puo` modificare, puo` visualizzare). In un successivo accesso, potrete anche trasferire la proprieta` del modulo. Salvate.

Come personalizzare il tema del modulo:

Cliccando su "Campia tema", in alto, si aprira` una barra laterale e potrete non solo cambiare il tema precedentemente impostato, ma anche personalizzare quello attuale cambiandone l'aspetto. Per fare questo, nel menu` laterale che si aprira`, cliccate su "Personalizza"....




Troverete molte opzioni per cambiare i colori, inserire immagini. Potete anche modificare lo sfondo del modulo, scegliendo un colore, o caricando un'immagine. Un'opzione che non tutti conoscono e` quella per renderlo  trasparente, cliccando su "Sfondo pagina" e poi su "Rimuovi....



Il foglio di lavoro per le risposte:


Cliccate, ora, su "Visualizza le risposte", nella barra in alto....



Ora, si aprira` il foglio di lavoro che Drive ha creato per archiviare tutti i dati inviati dagli utenti tramite il modulo.

Potrete allargare rinominare le colonne per adattarle al tipo di contenuto ricevuto. Se il contenuto prevede anche testi di una certa lunghezza, potete impostare il "Testo a capo" per l'intera colonna. Per fare questo, dovete evidenziare tutta la colonna e poi cliccare sull'icona apposita nella barra degli strumenti:



Detto questo, la prima cosa da fare, e` impostare le regole di condivisione, cliccando su "Condividi", in alto a destra....




A questo proposito leggete: Google Drive - come condividere i contenuti

Come impostare le notifiche:


Cliccando su Strumenti->Regole di notifica, potrete impostare il ricevimento degli avvisi, via email, quando viene inviato un modulo da un utente.





NOTA: è possibile aggiungere maggiori opzioni di notifica installando il componente aggiuntivo, creato dagli sviluppatori di Google, "
Form Notifications". Il componente va installato direttamente nel modulo, cliccando sull'icona con i tre puntini, in alto a destra e scegliendo "Componenti aggiuntivi". Nella casella di ricerca che apparirà, digitate il nome del componente e installatelo dando i permessi richiesti.
Dopo l'installazione, apparirà una nuova icona a forma di puzzle nella schermata di configurazione del modulo.




Data e ora di invio:

Per impostare il fuso orario, andate in file->impostazioni foglio di lavoro.
Si aprira` questa finestra di configurazione:




Per la corretta visualizzazione della data di invio, controllate le impostazioni andando in file->impostazioni foglio di lavoro.
Potete anche decidere il formato della data e se volete visualizzare anche l'ora di invio. Per fare questo, evidenziate tutta la prima colonna e poi cliccate su "123" nella barra degli strumenti. Mettete la spunta sull'opzione che desiderate, oppure cliccate su "Altri formati" per impostazioni più avanzate.

Come incorporare un modulo:

Aprite il modulo e seguite il percorso file->incorpora. Apparira` questa finestra con il codice....



Oppure potete utilizzare il link....

Usare il link:

Potete prelevare il link dalla barra del browser cliccando su "Mostra modulo online", oppure potete trovare il link cliccando su "Invia modulo".
Il link sara` simile a questo:

https://docs.google.com/forms/d/3J6qBfT4clSvqcamD-_Uq8HlNHflrgmGUJWZDQYuXhPw/viewform

Come incorporare un foglio di lavoro:

Aprite il foglio di lavoro e seguite il percorso file->pubblica sul web.





Apparira` questa finestra in cui potrete scegliere di utilizzare il link, oppure il codice...





Importante che ci sia la spunta su "Ripubblica automaticamente in caso di modifiche".

Come incorporare solo celle stabilite del foglio di lavoro:

Per incorporare solo le celle che voi desiderate del foglio di lavoro, dovete usare questo codice iFrame:

<iframe width='300' height='160' frameborder='0' scrolling='no' src='https://docs.google.com/spreadsheets/d/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX/htmlembed?single=true&gid=XXXXXXXX&range=A1:D12&widget=false&chrome=false'></iframe>

Inserite i dati identificativi del foglio di lavoro e, al posto di A1:D12, inserite le coordinate delle celle che volete visualizzare. Potete metterne quante volete (compresa una sola, naturalmente).

In Google sites potete caricare il codice direttamente nell'html della pagina, oppure utilizzando "Embed gadget" ((inserisci -> altri gadget -> in primo piano -> embed gadget), oppure ancora, potete caricare solo il link, utilizzando il gadget iFrame.

Come incorporare modulo e foglio di lavoro su Google sites:

Google sites ha una sua funzione nativa per incorporare i file di Google Drive. Basta seguire il percorso inserisci->Drive e scegliere il documento da visualizzare nella pagina.
Per quanto riguarda i moduli, come detto prima, e` possibile anche prendere il link da "Invia modulo" e usarlo per caricare il modulo tramite iFrame [inserisci->altri gadget->include gadget (iFrame)], o usando il codice dell'iFrame [Come incorporare una pagina web nel sito (iFrame)].
La visualizzazione del modulo potrebbe essere differente a seconda del metodo utilizzato.

Un diverso modo di presentare il foglio di lavoro:

E` possibile ottenere un'anteprima del foglio di lavoro esteticamente piu` elegante e/o mostrare  solo le colonne volute.

Ecco un esempio:



Per ottenere questo layout, potete usare i link che vi mostro di seguito e implementarlo tramite iFrame, come visto sopra.
I due link sono costruiti diversamente, ma, in realta`, danno lo stesso identico risultato. Il primo e` il vecchio link e, se usato, viene convertito in automatico in quello nuovo posto piu` sotto....

Primo tipo (vecchio):

https://spreadsheets.google.com/tq?tqx=out:html
&tq=&key=XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
&gid=00000

Secondo tipo (nuovo):

https://docs.google.com/spreadsheets/d/
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
/gviz/tq?tqx=out:html
&gid=00000


Al posto delle X segnate in rosso dovete mettere l'ID del foglio di lavoro e al posto degli zeri segnati in rosso dovete mettere i numeri equivalenti che trovate prelevando l'URL del foglio di lavoro dalla barra del browser. Come questo:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ruVB9RYiyxc-8_dZ1_izIkr7faVkxsKX6YAMCA-JK4c/edit#gid=1965104

Usando questo metodo e` possibile anche scegliere quali colonne del foglio visualizzare. Per ottenere questo, dovete usare questo tipo di link e inserire i dati del foglio nei campi in rosso....

Primo tipo (vecchio):

https://spreadsheets.google.com/tq?tqx=out:html
&tq=SELECT+A,B,C,D,E,F
&key=XXXXXXXXXXXXXXX
&gid=00000

Secondo tipo (nuovo):

https://docs.google.com/spreadsheets/d/
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
/gviz/tq?tqx=out:html
&tq=SELECT+A,B,C,D,E,F
&gid=00000


Le lettere A,B,C,D,E,F corrispondono alle colonne del foglio che volete visualizzare.

Presentare il foglio di lavoro tramite i feed:

E' possibile ottenere l'indirizzo feed di un foglio di lavoro. Il link da personalizzare e` questo:

https://spreadsheets.google.com/feeds/worksheets/XXXXXXXXXXXX/private/full

Al posto della fila di X dovete inserire l'ID del vostro foglio di lavoro.



Nuova versione di moduli Google


Premessa: è ancora possibile, per ora, tornare alla vecchia versione di moduli, cliccando in basso a destra....





Se questa opzione dovesse essere rimossa, avvisatemi, grazie: Modulo di segnalazione


Ecco la prima schermata della nuova versione dei moduli di Google Drive....






Per prima cosa, dovete dare un nome al modulo e scriverlo al posto di "Modulo senza titolo".
Fatto questo, al posto di "Nome" inserite il testo della prima domanda, o richiesta che volete fare agli utenti. Subito sotto, potete inserire, se necessario, una descrizione, o spiegazione.

Nel vostro testo che inserite in un modulo, potete mettere anche dei link (meno che nel titolo). Non appariranno come link finche` sarete in zona editor, ma lo diverranno in anteprima. I link possono essere inseriti solo con l'indirizzo per esteso, quindi, se sono lungi, consiglio di accorciarli con lo strumento di Google http://goo.gl/.

Ora, dovete scegliere il tipo di domanda. Cliccate per aprire il menu` a tendina.






Nel menu` che si aprira`, troverete diverse opzioni:
  • "Risposta breve", permette di inserire un testo breve libero.
  • "Paragrafo", permette di inserire un testo più lungo.
  • "Scelta multipla", permette di creare una serie di risposte predefinite, delle quali, l'utente, può sceglierne una soltanto.
  • "Caselle di controllo", permette di creare una serie di risposte predefinite e l'utente può scegliere più risposte.
  • "Elenco a discesa", permette all'utente di scegliere delle risposte da un menù a tendina.
  • "Scala lineare", permette all'utente di fare una scelta su scala numerica.
  • "Griglia a scelta multipla", permette all'utente di fare una scelta usando una griglia bidimensionale.
  • "Data", permette all'utente di inserire una data.
  • "Ora", permette all'utente di selezionare un orario.
Se volete che l'utente risponda, obbligatoriamente, a questa domanda, dovete attivare l'impostazione  "Obbligatorio".
Cliccando sul pulsante con i tre puntini, piu` a destra, potete inserire un testo suggerito e impostare dei filtri per escludere risposte non pertinenti (Convalida dei dati).





Se volete eliminare una domanda, cliccate sull'icona con l'immagine del cestino.

Per creare una seconda domanda, cliccate sul segno + sulla destra
Potete inserire tutte le voci che desiderate.

Potete, anche, scambiare la posizione delle varie domande, trascinandole.

ATTENZIONE: Secondo le nuove disposizioni per la tutela della privacy, in ogni modulo dovra` essere presente un link alla Privacy Policy del sito e una casella per l'accettazione delle condizioni da parte dell'utente.


In alto a destra trovate altri strumenti.




L'icona con la tavolozza apre le impostazioni per la grafica, con la possibilita` di scegliere il colore di fondo, o un tema tra quelli offerti, oppure di caricare un'immagine personale. L'icona a forma di occhio vi permette di visualizzare l'anteprima del modulo. Infine, l'icona a forma di ingranaggio apre le impostazioni di configurazione per gli utenti.




Nel campo "Pagina di conferma" potete inserire il messaggio che apparirà agli utenti dopo l'invio del modulo.

Potete anche inserire un link nel messaggio. In questo modo otterrete un....


Modulo per il download di file

Dopo aver seguito tutte le indicazioni precedenti, scrivete l'indirizzo per lo scaricamento del file  nel campo di testo riservato alla pagina di conferma, eventualmente accompagnato da una breve indicazione.

Per la creazione di link di dowload per file specifici, vi rimando all'argomento Link per operazioni varie sui file di Google Drive.

Il link diventera` attivo solo nel modulo funzionante.

Se volete, potete accorciare l'URL per il download del file e monitorare i download effettuati dagli utenti. A questo scopo, leggete la guida Come accorciare un URL e monitorare i download



Ora, cliccate in alto su "Risposte" e attivate l'impostazione "Accetta risposte".



Cliccando, poi, sull'icona con i tre puntini, potete impostare le notifiche email....



e cliccando su "Seleziona destinazione risposte" potete scegliere il foglio di lavoro di destinazione. Potete scegliere un foglio già esistente, oppure crearne uno nuovo....



Dopo la scelta, il foglio di lavoro si aprirà in automatico e potrete procedere alla sua configurazione.

Per le configurazioni successive, vi rimando al punto: Il foglio di lavoro per le risposte e seguenti....


Leggi anche: Google Drive - come condividere i contenuti






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