Come funziona la condivisione dei file su Google Drive

Le impostazioni di base:

Google Drive si aggiorna continuamente, sicuramente in meglio, ma non e` facile seguire e capire tutti i meccanismi di questo straordinario strumento. Uno dei meccanismi piu` complessi e` senz'altro quello della condivisione dei file, sia che si tratti di documenti, o di presentazioni, o di moduli, o di fogli, o di intere cartelle ecc..
Per la nostra sicurezza, Google raffina sempre di piu` le impostazioni di condivisione e lo ringraziamo per questo, ma questo rende le cose anche un po' piu` complicate anche se, di primo acchito, possono sembrare semplici.
La condivisione e` un argomento delicato e importante, soprattutto se nel nostro archivio custodiamo dati e materiale che appartengono ai nostri utenti. Pensate soltanto a cio` che puo` essere inviato tramite i moduli: nome, indirizzo, telefono e via dicendo..
Per questo motivo, ho pensato che fosse utile approfondire l'argomento e creare una guida chiara e comprensibile.

Quando create un qualunque file, o cartella, in Google Drive (se non e` annidato in un'altra cartella gia` condivisa) l'impostazione di default e` " non attivo / solo per persone specifiche". In pratica, il file e` privato.
Cliccando sui link appositi, avrete la possibilita` di cambiare questa impostazione e scegliere come e con chi volete condividerlo.
Per effettuare la scelta, verrete rimandati a questa scheda:
condivisione file in Google Drive
Immediatamente potete inserire l'indirizzo di una persona con cui volete condividere il file e scegliere quali permessi volete dare a questa persona: "Puo` modificare", o "Puo` visualizzare".
Per capire cosa comporta questa scelta, Google ha preparato uno specchietto:
condivisione file in Google Drive
Naturalmente, il file e` ancora privato.
Cliccate, quindi, su "Avanzate", in basso a destra e si aprira` questa seconda scheda....
condivisione file in Google Drive
Prima di procedere cliccando su "Modifica", voglio attirare la vostra attenzione sull'indicazione in basso: "Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone". Cosa significa? Significa che, anche dando il permesso di modificare ad un collaboratore, potrete impedirgli di concedere, o togliere, a sua volta, i permessi ad altre persone.
Se le impostazioni di condivisione riguardano un file specifico e singolo, le opzioni saranno due....
condivisione file in Google Drive
Bene, andiamo avanti....
Ora cliccate su "Modifica".
Ed ecco la nuova schermata....
condivisione file in Google Drive
In questa scheda potete scegliere il tipo di condivisione che volete dare al file. Dato che l'opzione "Non attivo" e` quella di default, rimangono due scelte....
  1. Pubblico sul web
  2. Chiunque abbia il link

Entrambe queste scelte portano a due ulteriori scelte....

  1. Puo` modificare
  2. Puo` visualizzare
Consultando lo specchietto di Google piu` sopra, potete vedere quali sono i permessi che concederete agli utenti con ognuna di queste scelte. Ora vediamo....

Come funzionano le condivisioni se il file e` in una cartella, oppure in una cartella che e` in un'altra cartella?

E qui viene il punto, perche le cose sono cambiate. Prima i file dentro alle cartelle ereditavano le impostazioni della cartella in cui si trovavano. Infatti, bisognava stare attenti che la cartella in cui si metteva un file destinato ad essere pubblico fosse pubblica.
Ora e` un po' diverso, piu` complicato da un lato, ma piu` funzionale dall'altro.

Il contenuto di una cartella eredita le impostazioni della cartella all'inizio, ma queste impostazioni, ora, possono essere modificate senza cambiare quelle della cartella madre.
Per esempio, potete mettere un file in una cartella privata e poi rendere il file pubblico. Qual'e` il vantaggio? Che nessuno potra` mai trovare e manipolare la vostra cartella e che sarete voi a decidere come, quando e per chi un file di quella cartella e solo quello sara` disponibile.
Naturalmente questo vale anche per le cartelle annidate in altre cartelle e i rispettivi file. Ognuno degli elementi puo` avere le sue impostazioni di condivisione personalizzate.
A questo proposito parliamo di....

Moduli e fogli:

Immaginiamo di aver creato un modulo di contatto. In questo modulo chiediamo agli utenti di mandare dei dati personali: nome e cognome, indirizzo ecc..e che, naturalmente, vogliamo che questi dati siano protetti e che nessuno, oltre a noi, possa accedervi. Anche perche`, per legge, dobbiamo garantire questa riservatezza nel modulo stesso.

Il modulo e il foglio sono nella stessa cartella, come ci comportiamo? Semplice:
  • Cartella privata
  • Modulo pubblico (o per chi ha il link)
  • Foglio privato

I moduli, naturalmente, hanno il permesso di default "puo` modificare", altrimenti gli utenti non potrebbero compilarli e inviarli, ma questo non significa che possano modificarne gli elementi. Avranno accesso, quindi, solo all'anteprima del modulo e non al suo editor.

Moduli creati con script Google apps:

In caso di moduli creati con uno script, come potrebbe essere quello per l'upload di un file (Google Drive, modulo per l'upload e il download di file), le cose sono differenti a seconda che si vogliano concedere permessi a collaboratori per lo sviluppo dell'applicazione e quindi alla modifica o visualizzazione dello script, oppure agli utenti per l'uso dell'applicazione stessa e quindi all'anteprima dell'applicazione.

Nel primo caso, la condivisione di Google Drive potrà essere impostata, su "Chiunque nel web puo` visualizzare e modificare", oppure "Chiunque ha il link puo` modificare" oppure "Solo persone specifiche possono accedere" a seconda delle nostre preferenze.
La cosa importante, se volete che possano modificare il codice, è che stiate attenti a dare il permesso "può modificare" e non solo "può visualizzare".
In questo caso, il link di condivisione da dare ai collaboratori sarà quello indicato da Google:
condivisione file in Google Drive
Nel secondo caso e cioè se volete gestire la condivisione per gli utenti e non per i collaboratori e solo, quindi, per l'accesso e l'interazione con l'applicazione stessa (es. compilazione e invio di un modulo), non dovete assolutamente dare il link di cui sopra, che, come abbiamo detto, porta direttamente al codice. Procedete così:
  1. Impostate la condivisione di Google per il codice dello script su "Privato solo per me", eventualmente dando l'accesso a persone specifiche.
  2. Pubblicate l'applicazione, concedete le autorizzazioni generali e impostate l'accesso per l'applicazione su "Chiunque, inclusi utenti anonimi". Quello che vi apparirà ora, sarà il link da dare agli utenti e che porterà all'anteprima dell'applicazione e non al suo codice.
condivisione file in Google Drive
Come prima, anche la cartella generale puo` essere privata e privati sia il foglio che la cartella di arrivo dei file inviati.

Conclusione:

L'attenzione alla privacy non e` mai abbastanza, soprattutto quando e` necessario proteggere dati che non ci appartengono. Non siate superficiali, quindi e controllate sempre bene le vostre impostazioni. Non dimenticate che c'e` chi passa il suo tempo a frugare nel web per raccogliere dati personali e non sono ne' dei principianti, ne' dei novellini. Sconfiggerli e` difficile, ma, almeno, rendiamo loro la vita meno facile.
Ciao

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